La communication interne joue un rôle clé dans le développement d’une entreprise. Elle a notamment pour finalité d’impliquer les collaborateurs, et cela commence dès le processus d’onboarding.

Nous verrons ensemble le lien existant entre la communication interne et l’onboarding, et comment celle-ci peut être déterminante pour votre stratégie de rétention des nouveaux collaborateurs.

Qu’est-ce que la communication interne en entreprise ?

1)    La communication interne en deux mots

La communication interne au sein d’une entreprise renvoie à un ensemble d’actions de communication à destination du personnel. Véritable pilier pour la mise en œuvre de la stratégie globale, elle a pour but de favoriser les échanges entre les collaborateurs et permet de créer ainsi une forte culture d’entreprise afin d’atteindre des objectifs de qualité, de performance et de bien-être au travail.

2)    Distinction avec la communication externe

La stratégie de communication des entreprises ne repose pas seulement sur la communication interne : elle s’appuie également sur la communication externe. La distinction entre ces deux notions dépend du public visé. Effectivement, à la différence de la communication interne, la communication externe englobe des actions de communication à l’attention de partenaires externes et non des acteurs internes à l’organisation.

3)    Les canaux de communication interne

Plusieurs canaux de communications sont possibles en fonction du type de communication que l’on souhaite mettre en place. On distingue alors :

–       La communication descendante : journal d’entreprise, intranet, newsletter, notes de services, plaquette d’accueil, séminaire, journée d’intégration pour les nouveaux collaborateurs, tableau d’affichage.

–       La communication transversale ou latérale : réunions de travail, e-mails, présentations diverses (PowerPoint, Prezi…), échanges informels.

–       La communication ascendante : boite à idées, enquêtes interne ou sondages.

4)    Quelques conseils pour améliorer votre communication interne

1er conseil : Écoutez

Soyez à l’écoute de vos collaborateurs et encouragez la prise de parole ainsi que le partage. Privilégiez également les feedbacks et les sondages. L’écoute est relativement plus importante que la diffusion d’informations pour l’organisation d’une entreprise.

2ème conseil : Formez vos salariés à communiquer

Savoir communiquer est une aptitude indispensable pour exploiter les compétences de chacun, améliorer la productivité et optimiser l’organisation de l’entreprise. C’est pourquoi, une bonne communication interne permet une meilleure coordination entre les services. Une formation en communication constitue donc un réel levier stratégique de management.

3ème conseil : Facilitez l’échange entre les salariés

L’usage de plateformes internes comme l’intranet ou un organigramme facilitent vivement la communication entre les collaborateurs, en particulier pour les grandes structures. Ces moyens de communication permettent également de réunir vos collaborateurs autour de sujets transversaux qui ne concernent pas forcément leur domaine d’activité.

4ème conseil : Une répartition des rôles et des responsabilités clairement établies

En moyenne, les salariés passent 20% de leur temps de travail effectif à rechercher des informations. Cette perte de temps conséquente est souvent due à un manque d’informations dans la répartition des rôles et des responsabilités de chacun. Des outils comme une matrice RACI ou encore l’organigramme, se présentent alors comme des solutions permettant de clarifier ces informations et donc d’améliorer la communication au sein des équipes.

5ème conseil : Informez les nouveaux entrants

Il est important d’accorder du temps aux nouveaux salariés dès leurs premiers jours au sein de l’entreprise. Il s’agit ici de transmettre toutes les informations nécessaires permettant leur intégration et leur adhésion à la culture de l’entreprise. Vous comprendrez par la suite que cela constitue une étape clé dans la stratégie globale d’une organisation.

Dans la suite de l’article, nous verrons comment la communication interne peut déterminer la réussite de l’intégration de vos nouveaux collaborateurs.

La communication interne au service d’un Onboarding réussi :

De nombreuses entreprises déploient beaucoup d’effort dans le cadre de leur politique de recrutement afin de dénicher les meilleurs talents. En revanche, il existe un véritable écart entre l’effort fourni pour recruter un nouveau collaborateur et les moyens employés pour assurer sa rétention au sein de la structure.

1)    Quels sont les enjeux de l’Onboarding ?

Aujourd’hui, on estime que 40% des salariés nouvellement embauchés auraient envisagé de quitter l’entreprise pendant leur période d’essai et que 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration clairement défini. Or, dans un contexte de guerre des talents où ces dernières ont peine à recruter, mais surtout, à engager leurs collaborateurs au plus haut niveau, l’accompagnement des nouveaux entrants dans leur prise de fonction est devenu un réel enjeu stratégique.

2)    L’importance d’un parcours d’intégration réussie

La période d’essai permet au nouvel embauché de se tester, de valider son choix professionnellement et de visualiser les perspectives de carrières offertes au sein de la structure. Cette période est fondamentale dans la mesure où le collaborateur va chercher précisément à intégrer les codes culturels de sa nouvelle structure, à s’informer et à se former sur les fondamentaux. Il convient donc de « soigner » cette période pour consolider l’intégration des nouveaux arrivant, notamment dans un contexte où l’enjeu économique est injustement sous-estimé.

  a. L’enjeu économique du parcours d’intégration :

En effet, soigner l’intégration des salariés peut s’avérer relativement couteux, néanmoins les bénéfices sont tout autant importants. Un employé bien accueilli est un employé rapidement opérationnel et davantage investi dans son travail. Il convient donc que le temps consacré aux explications sur ses missions, son environnement ainsi que sur la culture de l’entreprise, facilite son engagement envers celle-ci. Pour consolider l’intégration du nouveau collaborateur, il est important de soigner la période allant du début de la période d’essai à « l’après période d’essai ».

La fidélisation du collaborateur permet ainsi d’éviter un recrutement raté. Selon une étude menée par GE RH Expert, la rupture de contrat d’un cadre supérieur coûte en moyenne 100 000€, soit un retour sur investissement négatif de 300%.

Le processus d’onboarding constitue donc essentiellement un enjeu économique pour les entreprises.

 b. Créer un parcours d’intégration selon vos besoins :

Par hypothèse, une période d’intégration démarre dès la finalisation du processus de recrutement. Néanmoins, une période intégration n’a pas de durée définie : elle dépend de la complexité et des dimensions du poste occupé. Un parcours d’intégration efficace va inclure un aspect expérientiel au parcours : premier contact informel et convivial, un parrain d’intégration qui va servir de référent au nouvel embauché (différent du manager).

Comme expliqué plus haut dans cet article, de nombreux outils peuvent être mis en place. Néanmoins, il conviendra de développer un dispositif plus global :

  • Récupérer les données administratives en amont comme le permettent des plateformes d’onboarding actuellement ;
  • Mettre en avant un parcours de formation en interne facilitant la prise de poste ;
  • Échanger avec le responsable hiérarchique pour transmettre la culture, les valeurs et l’histoire de l’entreprise ;
  • Rédiger un rapport d’étonnement permettant d’évaluer la qualité du parcours d’intégration.

 

3)    La digitalisation du processus d’Onboarding

Avec l’ère du digital, les entreprises disposent désormais d’un large panel d’outils afin de mettre en place une communication interne efficiente. En effet, ces dernières années ont été particulièrement marquées par l’émergence de nouveaux supports de communication numériques tels que les réseaux sociaux d’entreprise, les affichages dynamiques ou encore les serious games.

Certaines organisations n’hésitent pas à intégrer ces nouveaux outils à leur processus d’onboarding car face à la complexité pour recruter et notamment séduire les nouvelles générations nées avec les réseaux sociaux et le smartphone, l’usage du numérique s’avère être une véritable solution pour proposer des contenus innovants. Cette observation est d’autant plus vraie pour les Millenials, adeptes du digital et des outils numériques.

Le but de cette démarche est donc d’améliorer l’intégration des nouvelles recrues et de développer leur sentiment d’appartenance en rendant leur parcours d’entrée plus dynamique et en inculquant dès le début la culture de l’entreprise.

4)    Exemple d’un outil d’Onboarding digitalisé : l’organigramme automatisé

Bien qu’on ait parfois tendance à l’oublier, l’organigramme s’avère être un réel support de communication pour les entreprises. Il a pour but de faciliter la recherche des personnes et d’indiquer les différents liens hiérarchiques ou autres éléments permettant la clarté dans la répartition des tâches et des missions de chacun.

Au-delà de donner une vue d’ensemble sur la répartition des postes et des fonctions au sein d’une structure, l’organigramme est également un outil pertinent pour l’intégration des collaborateurs. En effet, véritable repère pour ces derniers, il permet de visualiser leur position dans l’entreprise et d’identifier leurs supérieurs ainsi que leurs subordonnés.

Grâce à ces informations, la mise en relation entre les nouveaux entrants et le reste des collaborateurs pourra se faire plus rapidement, favorisant ainsi un échange plus efficace des connaissances et des compétences.

De plus, en exposant la répartition des responsabilités des salariés, l’organigramme est également un support permettant de rendre le processus de prise de décision plus fluide.  Enfin, il est important de noter qu’une structure organisationnelle clairement définie contribue vivement au sentiment de sécurité et à la satisfaction au travail des salariés.

 

Conclusion

L’intégration des nouveaux salariés reste au cœur des préoccupations des entreprises. C’est pourquoi, elles cherchent constamment de nouvelles stratégies afin d’améliorer leurs pratiques. L’ère du digital a ainsi pu répondre à cette demande en donnant un renouveau en matière de communication interne, en particulier avec le développement de certains supports tels que l’organigramme dont les fonctionnalités deviennent de plus en plus indispensables pour les organisations.